Checkliste für Eingangskontrolle

Die Eingangskontrolle/Zutrittskontrolle ist ein wichtiger Teil deines Events, damit du auch an alles denkst, möchte ich dir aus meine Erfahrungen weitergeben und einige wichtige Punkte aufzeigen, an welche du bei der Eingangskontrolle denken solltest.

Falls du Ergänzungen hast, oder dich für meine Tipps bedanken möchtest, darfst du dies gerne unten auf dieser Seite in den Kommentaren tun. Ich würde mich sehr freuen.

Welche Funktion hat die Eingangskontrolle?

An der Eingangskontrolle findet das kassieren des Eintrittspreises und/oder die Kontrolle der im Vorverkauf bezogenen Tickets statt. Zudem ist es je nach Anlass auch wichtig eine Sicherheitskontrolle durchzuführen. Denn sobald ein Gast das Festgelände betritt, hast du als Veranstalter eine gewisse Verantwortung, was seine Sicherheit und die der anderen Gäste anbelangt.

Folgende Punkte sollten ggf. mit den verantwortlichen für die Sicherheitskontrolle am Eingang besprochen werden:

• Dürfen Esswaren mit ins Festgelände genommen werden (wenn ja, welche?)
• Dürfen (alkoholische/alkoholfreie) Getränke mit ins Festgelände genommen werden (wenn ja welche?)
• Welche Gegenstände sollen neben offensichtlich gefährlichen Gegenstände abgenommen werden?
  (Wo werden diese deponiert, wie und wann bekommt der Gast diese zurück?)

Reibungslosigkeit für den Eingangsbereich

Der Eingangsbereich ist ein wichtiger Teil deiner Veranstaltung, denn alle Gäste werden diesen passieren und sie bekommen einen ersten Eindruck von deinem Anlass. Bei grösseren Anlässen macht es Sinn mit einem Erfahrenen Sicherheitsdienst zusammen zu arbeiten.

Folgendes kannst du tun, damit deine Gäste Reibungslos und bereits beim betreten deines Anlasses einen guten Eindruck bekommen.

Kanalisieren der Warteschlange

Sorge dafür das deine Gäste in der richtigen Reihe stehen, stelle zum Beispiel Absperrgitter, Polizeigitter oder Gurtpfosten (wie beim Check-In am Flughafen) auf damit du die Warteschlange kanalisieren kannst. Mit der Kanalisierung kannst du auch das vordrängeln zu einem gewissen Grad verhindern.

Beschriften der verschiedenen Eingänge

Hast du verschiedene Eintrittskarten, macht es evtl. Sinn für bestimmte Gäste einen separaten Eingang einzurichten. z.B. VIP-Eingang, Vorverkaufseingang, Abendkasse, Helfereingang. Die verschiedenen Eingänge solltest du auch angemessen auffällig beschriften.

Beschilderung am Eingang

Neben den verschiedenen Eingängen solltest du deine Gäste auch über einige Punkte informieren.

• Eintrittspreis
• Ausweis bereithalten
• Altersbeschränkungen
• Welche Gegenstände dürfen nicht mit ins Gelände genommen werden
• Das Fotos gemacht werden und diese ggf. veröffentlicht werden
• Den Hashtag (#) welchen die Gäste für eigene Beiträge auf Social Media verwenden sollen
• Keine Glasflaschen (Falls zutreffend)
• Keine Esswaren (falls zutreffend)
• Keine (alkoholischen) Fremdgetränke (falls zutreffend)
• Lautstärkenhinweis
• Protect your Ears (PDF von admin.ch)
• One-Way (Falls zutreffend)
• Videoüberwacht (falls zutreffend)
• Einbahnzeichen auf der Gegenseite

Vorabinformation über Eingangskontrolle

Damit es deine Gäste eine möglichst gute Erfahrung mit der Eingangskontrolle machen, solltest du diese entsprechend vorab über Go’s und No-Go’s informieren. Dies kann auf der Webseite oder auch in einem Einladungsbrief geschehen. Du kannst an den selben Stellen auch gleich darauf hinweisen wer, welchen Eingang verwenden soll und welchen Eintrittspreis verlangt wird.

Ablauf der Eingangskontrolle

Der Ablauf der Eingangskontrolle sollte durchdacht sein. Damit genügend Personal/Helfer zur Verfügung stehen und dieses auch entsprechend instruiert werden können.

1. Kanalisierung nach Eingängen
2. Alterskontrolle (inkl. Markierung / weitere Kanalisierung für die Ausgabe der richtigen Eintrittsbänder)
3. Sicherheits- / Taschenkontrolle
4. Bezahlung des Eintritts
5. Ausgabe der Eintrittsbänder

Dies ist eine Möglichkeit für den Ablauf am Eingang, am besten machst du für deinen Veranstaltung ein klares Ablauf-/Flussdiagramm.

Eingangsbereich als Promotionsfläche

Der Eingangsbereich eignet sich sehr gut als Promotionsfläche. Denn alle Besucher werden diesen Bereich mit Garantie durchlaufen.

Ob du diese Tatsache durch aufhängen von Blachen, durch Promotionsständen und Promoter direkt nach der Eingangskontrolle oder in, vor, neben dem Wartebereich ausnutzt liegt ganz bei dir. Falls Promoter «Goodies», Gegenstände oder Nahrungsmittel verteilen, sollten diese am besten deinen Eintrittsrichtlinien entsprechen.

Checkliste für die Eingangskontrolle

• Kasse
• UV-Lampe für Notenprüfung
• Stempel für Altersmarkierung (online Stempel bestellen)
• Einlassbänder (entsprechend markiert für verschiedene Besucherklassen)
• Schere (falls Einlassbänder zu lang)
• Ticketliste / Ticketkontrollgerät
• Gästeliste
• Ohrstöpsel / Gehörschutzstöpsel / Ohropax
• Schilder der verschiedenen Eingänge (VIP, Vorverkauf, Abendkasse, Helfer usw.)
• Informationsschilder Eingang (siehe oben Beschilderung am Eingang)
• Handzähler zur Besuchererfassung
• Genügend Tische
• Absperr- / Polizeigitter
• Kiste für abgenommene Gegenstände
• Doppelnummer Kleber für Abgenommene Gegenstände (1x auf Gegenstand, 1x auf Ausweis)
• Säcklein für Gegenstände
• Veranstaltungsbroschüre / Eventheft zur Auflage (falls vorhanden)
• Gute Beleuchtung
• Funkgerät zur Co-Ordination
• Abfalleimer / Abfallsäcke / Abfallbaloxe

Falls aus deiner Sicht noch etwas auf der Checkliste fehlt, Fargen hast oder noch mehr Tipps für den Eingangsbreich brauchst, schreibe es bitte unten in die Kommentare.